Ettevõte diagnostika ja probleemide analüüs
Ettevõte diagnostika eesmärk on läbi viia ettevõttes täielik „ probleemide inventuur „ , selgitada välja probleemide ja vastuolude põhjused nn. sisemised faktorid , mis on probleemide tekitajaks ja lahenduste otsimise käigus leida seosed erinevate probleemide tekitajate vahel. Alles siis saab hakata otsima ja välja pakkuma probleemidele konkreetseid lahendusi. Organisatsiooni probleemide ja põhjuste väljaselgitamiseks on ettevõttes tekkinud olukord ,mis vajab sekkumist ja juhtimiskonsultandi kaasamist.
Esiteks , eksisteerib pidev konflikt ja lõhe tegeliku olukorra ja firma poolt fikseeritud eesmärkide vahel. Näidetena võib tuua olukorra , kus eksisteerivad suured käärid ettevõtte planeeritud finantsmajanduslike näitajate ja tegelike tulemuste vahel. Milliseid olulisi näitajaid ettevõtte tulemuslikkuse hindamisel on arvesse võetud (näit müügimaht, ROI, klientide rahulolu, turuosa ) ja mis on põhjuseks , kui eesmärke ei täideta ja ettevõtte majandustulemused halvenevad.
Teiseks , ettevõtte juhtkond ei suuda kainelt ja realistlikult valitsevat olukorda hinnata ja lahendusi välja pakkuda. Sageli viibitakse nn „mugavustsoonis“ ja ei taheta tunnistada eksisteerivaid probleeme , nende olemust ja sisu. Sageli ei tunta ka vastavaid metoodikaid ja tehnikaid probleemide põhjuste väljaselgitamiseks. Näiteks teenindusettevõttes võib klientide rahulolu langeda mitmel põhjusel: näit langeb toodete kvaliteet, väheneb teenindajate erialane väljaõpe ja teeniduskultuur jms. Sageli võib probleem olla väljaspool konkreetse juhi tegevusvaldkonda. Probleem võib ka olla seotud erinevate faktoritega, mis esmapilgul ei ole ilma analüüsita nähtavad.
Kolmandaks , organisatsioonis töötavad või on tööle asunud isikud , kes on huvitatud ettevõtte olukorra kaardistamisest ja hindamisest, samuti probleemide lahendamisest ja võimalike arengu- ja muudatusteprotsesside käivitamisest. Sageli on need ettevõtte omanike ringi kuuluvad isikud, kes ei ole rahul organisatsiooni arengutrendidega.
Tabelis 1 on toodud loetelu tüüpilisi probleeme .
Tabel 1
| · Ettevõtte finantsnäitajate halvenemine. · Müügiplaanide mitte täitmine · Rahulolematute klientide hulga suurenemine · Tootmiskadude ja praagi suurenemine · Ettenägematute kulude suurenemine · Tellimuste ja projektide täitmise tähtaegade pikenemine. · Suur personali voolavus. · Personali madal kvalifikatsioon . · Teostatud tööde ja osutatud teenuste kvaliteedi halvenemine. · Debitoorse ja kreditoorse võlgnevuse suurenemine.
| · Madal tööviljakus. · Ettevõttesiseste konfliktsituatsioonide suurenemine · Probleemid organisatsiooni juhtimises · Vastuseis muudatustele, Боязнь перемен, сопротивление изменениям. · Аutokraatia ja struktuuriüksustevaheliste koostöö halvenemineваркия и несогласованность действий подразделений. · Demotiveeriv juhtimisstiil. Meeskonnatöö puudumine.. · Töötajate rahulolu , loojalsuse ja töömotivatsiooni vähenemine. · Laovarude suurenemine |
Kuidas organisatsiooni diagnostikat läbi viia? Koostöös organisatsiooniga töötatakse välja konsulteerimise töökava ja ajagraafik. Määratakse juhtkonna poolt kindlaks juhtrühm ja tegevuse põhimõtted koostöös konsultandiga. Sõlmitakse töövõtuleping.
Konsultandi töö algab intervjuude kokkuleppimise ja alusdokumentide kogumisega Selleks kasutatakse spetsiaalseid meetodeid ja protseduure. Kõige esmase meetodina kasutatakse intervjuude läbiviimist ettevõtte juhtkonna ja töötajatega. Konsultant püüab vastavaid tehnikaid kasutades välja selgitada probleemide olemuse ja tekkepõhjuse. Intervjuu on usalduslik vestlus, mille tulemuslikkus sõltub osapoolte soovist leida probleemidele lahendusi. Oluline on keskenduda võimalike lahendusteede ja meetodite otsimisele. Konsultandid kasutavad probleemide väljaselgitamiseks ka dokumentide analüüsi, kohtumisi andmete saamiseks, diagnostilist jälgimist ja muid juhtimismeetodeid.
Informatsiooni kogumise faasis on oluline
- Ettevõtte probleemide loogiline ja analüütiline mõtestamine
- Probleemi sisuliste põhjuste väljaselgitamine
- Probleemide puu kirjeldamine
- Ettevõtte arenguks vajalike meetmete ja ettepanekute väljatöötamine
- Ettevõtte muudatuste tegevuskava koostamine
Informatsiooni kogumise faasis pöörab konsultant põhitähelepanu sellele , kuidas leida sisemisi seoseid probleemide tekkimise ja lahendamise viiside vahe. Konsultant grupeerib ja järjestab probleemid tulenevalt probleemide kaalukusest ja teeb ettepaneku probleemide lahendamise järjekorra ja viiside osas.
Konsulteerimise tulemusena valmib tegevuskava ettevõttesiseste muudatuste juhtimiseks.
Vajadusel koostatakse ajakava muudatuste protsessi juhtimise ja firmasisese koolituse osas.